Salon kapandıktan sonra gelen "yarın 15:00 müsait misiniz?" mesajı, sabah biri telefonu eline alana kadar bekliyor. O arada müşteri başka bir yere yazmış oluyor. Randevu sistemi tam bu boşluğu kapatmak için var: mesaj geldiği anda takvime bakılıyor ve saat teklif ediliyor.
WhatsApp Randevu Sistemi — Otomatik Randevu, Hatırlatma ve No-Show Azaltma
Müşteri WhatsApp'a normal bir cümle yazar. Asistan takvimdeki boş saatleri sorgular, uygun olanları sunar, randevuyu açar ve onayı gönderir. Randevu saatinden önce hatırlatma mesajı kendiliğinden gider — unutulan randevuyu azaltmanın en doğrudan yolu budur.
Randevu araçları her işletmede açıktır; e-ticaret ya da başka bir entegrasyon şartı yoktur.
Örnek konuşma. Saatler ve isimler temsilidir; gerçek saatler sizin takviminizden gelir.
WhatsApp randevu sistemi nasıl çalışır?
WhatsApp randevu sistemi, müşterinin WhatsApp'a yazdığı randevu talebini yapay zekâ asistanının takvimden müsaitlik sorgulayarak sonuçlandırdığı otomatik bir akıştır. Müşteri form doldurmaz, link açmaz, uygulama indirmez — sadece mesaj yazar; kayıt işletmenin takvimine düşer.
- 1
Müşteri serbest bir cümle yazar
"Cumartesi öğleden sonra yeriniz var mı?" gibi gündelik bir cümle yeterli. Tarih, hizmet süresi ve kişi sayısı cümlenin içinden çıkarılır; müşteriye menü numarası ezberletilmez.
- 2
Asistan müsaitliği sorgular
Sorgu tek bir personel için değil, takvimdeki tüm kaynaklar için birden çalışır: hangi kaynağın hangi saatleri boş, hepsi tek seferde döner. Hizmet süresi hesaba katılır (90 dakikalık bir hizmet için 90 dakikalık boşluk aranır), saatler 30 dakikalık adımlarla taranır ve sorulan günde yer yoksa sonraki iki gün de aynı sorguda taranır.
Kaynağa konmuş blokajlar (izin, tatil, bakım) bu listeden düşülür — kapalı olduğunuz saat müşteriye teklif edilmez.
- 3
Randevu takvime yazılır
Ad, telefon, e-posta, randevu başlığı, başlangıç-bitiş saati ve kaynak ile kayıt açılır. Birden fazla kişi için randevu isteniyorsa sistem kişileri farklı personellere dağıtır; o saatte yeterli kaynak yoksa ±2 saatlik pencerede uygun alternatif saatleri önerir.
- 4
Onay gider, işletmeye bildirim düşer
Randevu oluştuğu anda WhatsApp onay şablonunuz (tanımlıysa) müşteriye gönderilir ve e-posta bildirimi çıkar. Aynı anda işletmenin mobil uygulamasına bildirim düşer, müşteri kartına da randevu notu yazılır.
- 5
İptal ve erteleme aynı konuşmadan
Müşteri "randevumu bir saat öne alabilir miyiz?" dediğinde asistan önce telefon ya da e-posta ile randevuyu bulur, sonra yeni saat için müsaitliği yeniden kontrol eder ve kaydı taşır. İptalde de aynı yol: kayıt kapatılır ve bilgilendirme e-postası gider.
Asistanın randevu için kullandığı araçlar
Bunlar pazarlama başlıkları değil, asistanın konuşma sırasında gerçekten çağırdığı işlemler.
| Araç | Ne yapar |
|---|---|
check_availability | Seçilen gün ve hizmet süresi için tüm kaynakların müsait saatlerini döndürür |
create_appointment | Randevuyu takvime yazar; çok kişilik talepte kişileri farklı kaynaklara dağıtır |
get_my_appointments | Telefon ya da e-posta ile müşterinin gelecek randevularını listeler |
cancel_appointment | Bulunan randevuyu iptal eder |
reschedule_appointment | Randevuyu yeni saate taşır — öncesinde müsaitlik yeniden kontrol edilir |
mail_gonder | Oluşturma, iptal ve erteleme sonrası müşteriye e-posta bildirimi gönderir |
notify_human_agent | İşin ucu asistanı aşarsa konuşmayı insan temsilciye devreder |
Randevu araçları her işletmede açıktır — ayrıca bir mağaza ya da entegrasyon bağlamanız gerekmez.
Randevu hatırlatması nasıl gidiyor?
Randevu hatırlatması, randevunun saatinden geriye sayılarak bir kuyruğa yazılır ve zamanı geldiğinde WhatsApp şablon mesajı olarak otomatik gönderilir. İşletmenin o gün hiçbir şey yapması gerekmez; kimseye "hatırlatmaları gönder" demek zorunda kalmazsınız.
1 · Randevu açılır açılmaz kuyruğa yazılır
Seçtiğiniz her zaman dilimi için ayrı bir hatırlatma kaydı oluşur. Randevuya kalan süre seçtiğiniz aralıktan kısaysa (örneğin 2 saat sonraki bir randevuya 24 saat öncesi hatırlatması) o kayıt hiç açılmaz — geçmişe hatırlatma gönderilmez.
2 · Zamanlayıcı kuyruğu 15 dakikada bir tarar
Arka planda çalışan zamanlayıcı 15 dakikada bir kuyruğa bakar, saati gelmiş hatırlatmaları sırayla gönderir. Gönderimler arasında bekleme bırakılır ki WhatsApp tarafında hız sınırına takılmasın.
3 · Gönderim öncesi randevu doğrulanır
Mesaj çıkmadan hemen önce randevunun hâlâ duruyor mu diye bakılır. Randevu iptal edilmiş ya da silinmişse hatırlatma gönderilmez, kayıt "iptal" olarak kapatılır. İptal ettiği randevu için hatırlatma alan müşteri olmaz.
4 · Her gönderim rapora yazılır
Giden ve gidemeyen her hatırlatma; müşteri, şablon, randevu ve hata mesajıyla birlikte kayda geçer. "Gitti mi gitmedi mi" tartışması yerine listeye bakarsınız.
Kaç saat önce gitsin?
Panelden seçilir ve birden fazlası aynı anda işaretlenebilir — örneğin hem 24 saat hem 2 saat önce. Varsayılan 24 saattir.
Mesajın içine ne yazılır?
Şablonunuzdaki değişkenleri panelden eşleştirirsiniz; hatırlatma gönderilirken bunlar randevudan doldurulur.
- Müşteri adı
- Randevu tarihi ("15 Nisan 2026" biçiminde)
- Randevu saati
- Kaynak / personel adı
- İstediğiniz sabit metin
Her kaynak için ayrı şablon
Bir personele ya da kaynağa özel hatırlatma şablonu tanımlayabilirsiniz. Tanımlı değilse genel varsayılan şablon kullanılır — hepsi için tek tek kural yazmak zorunda değilsiniz.
Görselli hatırlatma
Şablona bir görsel veya PDF eklediyseniz hatırlatma mesajının başlığında o dosya da gider; yol tarifi görseli ya da hazırlık talimatı buradan iletilir.
Onaylı şablon şartı
Hatırlatma, WhatsApp'ın onaylı şablon mesajı olarak gönderilir. Yani hatırlatmayı açmadan önce kullanacağınız şablonun WhatsApp tarafında onaylanmış olması gerekir; panelde şablonu seçip değişkenleri eşleştirmeniz yeterlidir.
No-show tarafında ne oluyor?
Randevusunu unutan müşteri, aynı gün ya da bir gün önce elinde saatiyle bir mesaj görüyor; gelemeyecekse aynı konuşmadan iptal ya da erteleme yapabiliyor. İptal edilen saat takvimde yeniden boşaldığı için asistan o saati başka müşteriye teklif edebiliyor. Burada bir oran vaat etmiyoruz — sistemin yaptığı iş, hatırlatmanın hiç aksamadan gitmesi ve iptalin kolaylaşması.
Takvim yalnız personel için mi?
Hayır. Takvimdeki kaynak personel olabildiği gibi oda, masa, villa, tekne, araç ya da stüdyo da olabilir. Müsaitlik her kaynak için ayrı tutulur; asistan da randevuyu "kim" için değil, "hangi kaynak" için açtığını bilir.
| Kaynak tipi | Kaydettiğiniz bilgiler | Tipik kullanım |
|---|---|---|
| Personel | Ad, unvan, ek bilgi | Kuaför, klinik, danışmanlık |
| Oda | Kapasite, yatak tipi, manzara, kat, m² | Otel, pansiyon, butik konaklama |
| Masa | Kapasite, bölüm (iç mekân / bahçe / teras), şekil, cam kenarı | Restoran, kafe |
| Villa / Apart | Kapasite, yatak odası, banyo, havuz, minimum konaklama | Villa ve bungalov kiralama |
| Tekne | Kapasite, boy (m), tekne tipi, yapım yılı, mürettebat | Günlük tur, yat kiralama |
| Araç | Kategori, marka, model, yıl, yakıt, vites | Araç, motosiklet, ATV, jet ski kiralama |
| Stüdyo | Stüdyo tipi, kapasite, m², saatlik / günlük ücret, ekipman | Kayıt, fotoğraf ve video stüdyosu |
Panelde nasıl görünür?
Ay, hafta ve gün görünümü
Aynı takvim üç görünümde açılır: ay genel doluluğu, hafta haftalık dağılımı, gün ise saat saat programı gösterir.
Kaynakları toplu ekleme
Kaynakları tek tek girebileceğiniz gibi alt alta yazıp toplu ekleyebilir ya da Excel dosyasından içe aktarabilirsiniz; içe aktarmada sütunları hangi alana denk geldiğini kendiniz eşleştirirsiniz.
Fotoğraf ve detay bağlantısı
Oda, villa, tekne, araç, masa ve stüdyo kayıtlarına fotoğraf ve bir detay bağlantısı ekleyebilirsiniz — asistan müşteriye anlatırken bu bilgileri kullanır.
Kapalı olduğunuz saatler: blokaj
Blokaj, bir kaynağın belirli bir aralıkta randevuya kapatılmasıdır. Tüm günü ya da yalnız bir saat aralığını kapatabilir, sebebini de işaretleyebilirsiniz.
- Sebep seçenekleri: hastalık izni, tatil, bakım, kişisel ve diğer
- Blokajlı saatler asistanın müsaitlik listesinden düşer — müşteriye teklif edilmez
- Blokajla çakışan mevcut randevular takvimden kaldırılır ve müşterilere iptal e-postası gönderilir
- İptal edilen randevu müşteri kartına not olarak da işlenir
Instagram'dan randevu alınır mı?
Alınır. Instagram DM'leri de aynı gelen kutusuna düştüğü için WhatsApp'ta randevu açan asistan Instagram konuşmasında da aynı takvim araçlarını kullanır. Fark, konuşmanın nasıl başladığında: Instagram'da başlangıç genellikle bir yorum, bir story ya da bir anahtar kelime oluyor.
Gönderi yorumundan DM'e
Gönderinizin altına belirlediğiniz kelimeyi yazan takipçiye otomatik DM gider. Yorum otomasyonunu istediğiniz gönderi için ayrı ayrı kurabilirsiniz.
Butonlu akış
Gelen DM düz metin olmak zorunda değil: "Randevu al", "Fiyat listesi", "Adres" gibi butonlarla ilerleyen bir akış kurabilirsiniz. Takipçi butona bastıkça akış dallanır.
Akıştan asistana devir
Akışın herhangi bir düğümünde konuşmayı yapay zekâ asistanına devredebilirsiniz. Devrederken asistana yalnız size görünen gizli bir talimat bırakılır; istenirse yorum yapılan gönderinin açıklaması ve takipçinin yorum metni de asistana taşınır — böylece asistan hangi gönderi üzerinden gelindiğini bilir. Devir noktasından sonra randevu araçları devreye girer.
Story yanıtı, story bahsi ve DM anahtar kelimesi
Story'nize DM ile yanıt veren, story'sinde sizi etiketleyen ya da doğrudan DM'e belirlediğiniz kelimeyi yazan takipçi için de aynı akış tetiklenebilir. Belirli bir story'ye özel kural da yazılabilir.
Instagram'dan gelen randevuda dikkat edilecek tek şey
WhatsApp hatırlatması ve WhatsApp onay şablonu telefon numarası ister. Instagram üzerinden alınan randevuda numara alınmadıysa e-posta bildirimi gider ama WhatsApp hatırlatması gönderilemez — bu yüzden asistanın randevu sırasında telefon numarasını da istemesi anlamlı olur. Randevu Instagram'dan açıldığında müşteri kartına Instagram kullanıcı adı ve profil fotoğrafı da işlenir.
Hangi işletme için ne değişiyor?
Randevu akışı aynı; değişen şey takvimdeki kaynağın ne olduğu ve müşterinin ne sorduğu. Sektör sayfalarında o işletmenin tipik konuşmalarını bulabilirsiniz.
Güzellik salonu
Personel bazlı takvim, hizmet süresine göre müsaitlik ve "aynı gün iki kişi" talepleri.
Güzellik salonu çözümüKlinik ve sağlık
Birden fazla uzman, blokajlı izin günleri ve iptal edilen saatin yeniden değerlendirilmesi.
Klinik ve sağlık çözümüOtel ve konaklama
Kaynak oda: kapasite, manzara ve yatak tipiyle birlikte müsaitlik.
Otel ve konaklama çözümüİlgili yazı
Randevuya gelmeyen müşteri konusunu ayrı bir yazıda ele aldık.
Randevu no-show oranını düşürmeRandevunun yanına ne ekleniyor?
Randevu tek başına çalışan bir modül değil; aynı gelen kutusundaki diğer otomasyonlarla birlikte kuruluyor.
Sık sorulan sorular
WhatsApp randevu sistemi nedir?
WhatsApp randevu sistemi, müşterinin WhatsApp'a yazdığı randevu talebinin yapay zekâ asistanı tarafından karşılanıp işletmenin takvimine kaydedilmesidir. Asistan önce müsait saatleri sorgular, müşteriye uygun seçenekleri sunar, seçim yapılınca randevuyu açar ve onay gönderir. Müşteri form doldurmaz, link açmaz veya uygulama indirmez; sadece mesaj yazar.
Müşteri randevusunu WhatsApp'tan iptal edebilir veya erteleyebilir mi?
Evet. Asistan müşterinin telefon numarası ya da e-posta adresiyle gelecek randevularını bulur; ardından iptal edebilir veya randevuyu başka bir saate taşıyabilir. Erteleme öncesinde yeni saat için müsaitlik yeniden kontrol edilir. Her iki durumda da müşteriye bilgilendirme e-postası gönderilir ve saat takvimde yeniden boşalır.
Randevu hatırlatması kaç saat önce gidiyor?
Hatırlatmanın kaç saat önce gideceğini siz seçersiniz: 1, 2, 4, 12, 24 veya 48 saat önce. Birden fazlasını aynı anda işaretleyebilirsiniz, örneğin hem 24 saat hem 2 saat önce. Varsayılan 24 saattir. Hatırlatma WhatsApp'ın onaylı şablon mesajı olarak gider ve gönderim anında randevunun hâlâ geçerli olduğu kontrol edilir — iptal edilmiş randevuya hatırlatma gitmez.
Aynı anda birden fazla kişi için randevu alınabilir mi?
Evet. Müşteri "iki kişi geleceğiz" dediğinde sistem o saatte müsait kaynakları bulup kişileri farklı personellere dağıtır. O saatte yeterli kaynak yoksa boş bırakmak yerine ±2 saatlik pencerede grubun sığabileceği alternatif saatleri önerir.
Takvimi personel dışında oda, masa, tekne veya araç için de kullanabilir miyim?
Evet. Takvimdeki kaynak yedi tipten biri olabilir: personel, oda, masa, villa/apart, tekne, araç ve stüdyo. Her tipin kendi alanları vardır — odada kapasite, yatak tipi ve manzara; teknede boy, tekne tipi ve mürettebat; araçta kategori, yakıt ve vites gibi. Müsaitlik her kaynak için ayrı tutulur, kaynakları toplu olarak veya Excel'den içe aktarabilirsiniz.
Randevu sistemi Instagram'da da çalışır mı?
Evet. Instagram DM'leri aynı gelen kutusuna düşer ve asistan orada da aynı takvim araçlarını kullanır. Instagram tarafında konuşma bir gönderi yorumu, story yanıtı, story bahsi veya DM anahtar kelimesiyle başlayabilir; butonlu bir akış kurup akışın istediğiniz noktasında konuşmayı asistana devredebilirsiniz. Tek dikkat edilecek nokta, WhatsApp hatırlatmasının telefon numarası gerektirmesidir.
Randevu defterini asistana bırakın
Müsaitlik sorgusundan hatırlatmaya kadar akışın tamamı kurulu geliyor. Kaynaklarınızı girip şablonunuzu seçmeniz yeterli.
Randevu araçları her işletmede açık gelir; ayrıca bir mağaza ya da entegrasyon bağlamanız gerekmez.